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  • Nos réponses par processus

Nos équipes d’experts vous accompagnent dans l’optimisation de vos processus métiers

Nous accompagnons plus de 300 organisations de tous secteurs d’activité confondus dans leur transformation numérique par la mise en place de solutions d’optimisation des processus organisationnels et métiers.

Processus Management de la Qualité

La transformation numérique révolutionne les habitudes, les méthodes et les outils.  Elle ouvre de nouvelles perspectives mais elle créé aussi de nouveaux challenges pour la fonction Qualité, acteur clé de la conduite du changement.

Kagil est l’allié de votre engagement qualité :

  • Garantir la pertinence de l’information et son accessibilité
  • Simplifier les remontées terrain et les interactions
  • Améliorer la coordination des équipes
  • Réduire les traitements administratifs
  • Faciliter l’adhésion des collaborateurs

Dès lors pour répondre aux pressions sur le cycle de production, comment faire plus à moyen constant, gagner en productivité pour libérer du temps aux tâches à plus forte valeur ajoutée?

La qualité étant l’affaire de tous, Kagil est avant tout l’allié 360° de votre productivité.

  • Une gestion centralisée de l’ensemble des contenus et informations nécessaires au pilotage du système de management
  • Un gain de temps considérable dans la gestion et le suivi des documents, des anomalies et des actions
  • Une base de connaissance qui simplifie l’accès aux enregistrements et autres éléments de preuves nécessaires lors des audits internes comme externes
  • Un outil de communication interne qui soutient et valorise la démarche Qualité
  • Un accès simplifié et intuitif à la documentation et aux procédures applicables
  • Un réel gain de temps dans la déclaration des non-conformités et réclamations clients
  • Un suivi temps réel de l’état d’avancement des analyses et actions
  • Une collaboration interne favorisée par des espaces de gestion de projets dédiés qui facilitent le partage d’informations et l’organisation les échanges
  • Un confort de travail grâce à des outils de simplification et d’optimisation des échanges avec les parties prenantes : création dynamique de contrats (juridiques, RH, fournisseurs, clients) et signature électronique, dématérialisation et automatisation des processus achats et factures fournisseurs, collecte et extraction automatique de données de formulaires PDF (évaluations fournisseurs, enquêtes de satisfaction, évaluation de formations, etc.) …
  • Une vision globale et centralisée de l’activité des processus de l’entreprise facilitant la prise de décision
  • Une réactivité accrue des équipes vis-à-vis des clients et autres parties prenantes
  • Une modernisation du pilotage du système de management qualité qui favorise l’amélioration continue
  • Une suppression des risques liés à la gestion manuelle de la Qualité
  • Moins de lourdeurs administratives et donc des gains de productivité des équipes

Achats et comptabilité fournisseurs

Dématérialisez votre processus Purchase-to-Pay

La dématérialisation et l’automatisation des processus achats et finance sont la clé pour optimiser la coordination et l’efficacité du processus Achats – Fournisseurs.

  • Simplifier le processus de contractualisation avec les fournisseurs,
  • Garantir le respect des engagements réciproques,
  •  Gagner du temps dans le traitement des achats, réceptions et factures,
  • Fluidifier les échanges et accélérer les retours d’informations,
  • Maîtriser les budgets et avoir une vision temps réel de l’ensemble des flux, engagements et dépenses de l’entreprise

Yooz est la solution disposant du périmètre le plus étendu, de l’expression de besoin au paiement de la facture, et offrant expérience utilisateur la plus intuitive et la plus moderne du marché des solutions de traitement de factures.

  • Maîtriser les budgets et les engagements
  • Simplifier la contractualisation avec les fournisseurs
  • Réaliser des gains du temps significatifs dans la validation des achats et l’émission des commandes
  • Renforcer les relations avec les fournisseurs et obtenir de meilleures conditions financières
  • Se libérer des tâches chronophages de saisie de factures pour se consacrer à des tâches à valeur-ajoutée
  • Limiter les risques d’erreurs liés à la saisie manuelle et les pertes de temps associées
  • Respecter les délais et engagements contractuels en fluidifiant les processus de validation et de paiement
  • Simplifier les clôtures comptables
  • Anticiper sereinement la réforme de la Facture Electronique 2024-2026
  • Simplification des processus de commandes d’achats et de validation des factures
  • Accès permanent, au bureau ou en mobilité, aux statuts de traitement des demandes
  • Archivage et consultation des pièces justificatives
  • Amélioration des relations fournisseurs
  • Réduction des coûts de gestion de 80%
  • Gains de productivité en divisant par 5 à 20 les délais de traitement
  • Meilleure maîtrise de la trésorerie grâce à une vision temps réel des engagements et des dépenses
  • Une expérience utilisateur qui favorise l’adhésion des collaborateurs et facilite le respect des procédures
  • Une modernisation de l’image de l’entreprise vis-à-vis des parties prenantes

Gestion commerciale & relation clients

Boostez vos processus de ventes

La masse d’informations dont les entreprises disposent aujourd’hui concernant leurs clients est gigantesque. Les outils internes sont nombreux – CRM, ERP, Gescom … – les collaborateurs sont de plus en plus mobiles, les modes de communication et les canaux d’échanges se multiplient, les clients sont « connectés » et attendent toujours plus de réactivité.

Le leitmotiv des organisations de toutes tailles réside dans la satisfaction et la fidélisation des clients. L’enjeu pour les directions commerciales consiste à garantir l’accès pour les équipes en charge des ventes et de la relation clients à des données pertinentes et actualisées, afin de gagner en compétitivité et en réactivité.

Kagil est un atout de poids dans la maîtrise des processus de ventes et de gestion de la relation client, permettant à la fois d’accroître la productivité et d’améliorer le confort de travail des équipes :

  • Automatiser la gestion des dossiers clients en automatisant la capture, la classification et l’archivage de l’ensemble des documents entrants comme sortants
  • Rendre l’information accessible 24/7 via une simple connexion internet sécurisée et de permettre l’accès à la base documentaire depuis les applicatifs métiers (CRM, ERP, Gescom, extranets clients…)
  • Accélérer et de sécuriser le cycle de vente par la signature électronique des contrats, commandes et CGU
  • Gagner en réactivité dans la gestion des réclamations clients en simplifiant les procédures de déclaration et de résolution des incidents au travers d’un workflow collaboratif avec suivi de l’état d’avancement des actions
  • Accès 24/7 aux documents, en présentiel comme en distanciel, au travers d’une interface unique, ergonomique et simple d’utilisation
  • Gain de temps dans la relation commerciale : accès instantané aux informations pertinentes pour l’élaboration des propositions depuis les applicatifs métiers, recours à la signature électronique avec relances automatiques, détection de complétude de dossiers avec système d’alertes et notifications emails
  • Simplification des procédures de transfert de dossiers aux équipes projets et suivi des opérations pour assurer la relation avec les clients
  • Formulaire intuitif de déclaration des réclamations clients
  • Suivi de l’état d’avancement des actions correctives avec accès aux pièces justificatives et aux mesures d’efficacité
  • Collecte automatique des données d’évaluations clients de la qualité des services rendus et des enquêtes de satisfaction
  • Gain de productivité des équipes et d’efficience des processus
  • Amélioration de la satisfaction et donc de la fidélisation clients
  • Meilleure maîtrise des risques et opportunités avec accès temps réel aux informations nécessaires à l’évolution de la stratégie de l’entreprise
  • Optimisation des coûts de la Qualité
  • Progression de la compétitivité et modernisation de l’image de l’entreprise
  • Confort de travail pour les collaborateurs, facilitant l’adhésion aux procédures et renforçant la fidélisation des équipes

Ressources humaines

Transformez votre fonction RH

L’évolution permanente du contexte économique, conjoncturel et légal impose à la fonction RH une adaptation constante, l’obligeant à trouver des solutions pour être plus agile et réactive, pour ne pas dire proactive. Les enjeux sont de taille car il s’agit à la fois

  • De recruter et fidéliser des « clients internes » dont les talents participeront à la croissance de l’entreprise
  • D’offrir une « expérience collaborateur » propice à l’adhésion et à l’entretien de la motivation tout en suivant l’évolution des compétences requises par la stratégie de l’entreprise
  • De simplifier et d’automatiser les processus RH pour accélérer le traitement des demandes et faire gagner du temps aux collaborateurs et à leurs managers
  • De garantir la sécurité des données personnelles et confidentielles tout en permettant aux collaborateurs un accès à leurs documents sans contrainte de temps et d’espace

Une solution de gestion électronique de documents (GED) dotée de fonctionnalités de workflows collaboratifs se pose ainsi comme une composante de l’efficacité du SIRH. Kagil en est le parfait exemple :

  • Capturer l’ensemble des flux documentaires, qu’ils soient numériques ou papier et quel qu’en soit le format
  • Automatiser la constitution de CVthèques et simplifier les procédures de demandes de besoins en compétences
  • Gérer dynamiquement les dossiers du personnels (contrats, bulletins de paies, demandes de congés, absences, etc.) et en sécuriser l’accès
  • Maîtriser le cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage en passant par leur validation et leur diffusion
  • Centraliser la gestion des formations (catalogues, demandes, financement, évaluations)
  • Faciliter la communication interne et participer à la promotion de la marque employeur
  • Gain de temps et de visibilité pour le département RH, les collaborateurs et les managers
  • Réactivité accrue dans les procédures de contractualisation (contrats d’embauches, avenants, ordres de missions…) grâce à la signature électronique
  • Suppression des tâches chronophages
  • Suivi de l’état d’avancement des dossiers et des demandes avec alerte sur les justificatifs manquants
  • Efficacité et proactivité grâce aux rappels automatiques de dates liées aux obligations légales et contractuelles
  • Modernisation de l’image des RH et de leurs processus, facilitant l’adhésion des collaborateurs
  • Mesure de la contribution à la stratégie RSE de l’entreprise
  • Intégration à l’entreprise (onboarding) facilitée
  • Accès aux documents d’entreprise 24/7, sans contrainte géographique, facilitant le télétravail
  • Garantie de sécurisation des données personnelles et de confidentialité des échanges
  • Réduction des délais de traitement et des déplacements
  • Participation à la diminution de l’empreinte écologique de l’entreprise par la dématérialisation des échanges
  • Gains de productivité des équipes mesurables
  • Maîtrise des compétences en adéquation à la stratégie et au développement de l’organisation
  • Efficacité des processus de recrutements, de formation, de paie et de gestion sociale en accord avec la politique Qualité
  • Limitation des risques et des coûts liés au turn-over
  • Une solution qui soutient et pérennise à la fois l’amélioration continue et la stratégie RSE de l’entreprise

Opérations et projets

Optimisez vos processus opérationnels

L’efficacité des processus opérationnels dépend de la coordination de nombreux acteurs de l’entreprise afin de garantir la satisfaction des clients et la maîtrise des coûts de réalisation. Les mots d’ordres : agilité et performance collective.

Cette efficacité suppose que les collaborateurs

  • aient accès à l’ensemble des documents nécessaires à la mise en œuvre des projets : cahiers des charges, études de faisabilité, propositions commerciales, engagements contractuels, etc.
  • maîtrisent les processus, les procédures et exploitent les documentations applicables
  • disposent d’espaces d’échanges dédiés afin d’éviter la dispersion de l’information et les pertes de temps liées à la recherche

Une solution de gestion électronique de contenu collaborative telle que Kagil, dotée de fonctionnalités de workflows et de règles de gestion documentaire automatisée est un atout de taille pour

  • améliorer la consultation des procédures
  • transformer son système documentaire en base de connaissances
  • fluidifier les process et éviter les ruptures de la continuité
  • faciliter les interactions
  • apporter confort de travail et sérénité aux équipes projets
  • Interface ergonomique et simple d’utilisation, accessible depuis un simple navigateur, de manière sécurisée, en présentiel comme en distanciel
  • Simplification de l’accès à l’information pertinente : espaces projets dédiés aux échanges avec partage de toutes sources d’information – documents tous formats, vidéos, photos, liens urls…, calendriers d’équipes, espaces de discussions
  • Facilité d’enregistrement par l’automatisation de la création des dossiers projets et du nommage des documents
  • Maîtrise des actions au travers de circuits de vérification et de validation avec système de notifications emails
  • Partage sécurisé de documents avec les parties-prenantes
  • Respect des procédures sans contraintes additionnelles
  • Vision globale des actions en cours et de l’avancement des projets
  • Remontées terrains et traitement des non-conformités facilitées
  • Confort de travail des équipes, moteur d’adhésion au système de management
  • Sécurisation de l’information
  • Gain de rentabilité par un pilotage efficace des projets, le respect des plannings et le bon usage des ressources allouées
  • Diminution des risques pendant le cycle de vie des projets
  • Réactivité accrue en cas d’anomalie pour la mise en pace d’actions préventives ou correctives
  • Ancrer la gestion de projets dans la démarche d’amélioration continue

Communication et production d’imprimés

Offrez-vous de nouvelles perspectives et opportunités

Communiquer auprès des parties prenantes au travers de support de qualité qui mettent en valeur les messages de l’entreprise est une part intégrante du processus de fidélisation des clients. Cela renforce la confiance qu’ils accordent à l’entreprise au travers de l’image qu’elle véhicule.

Que vous soyez un établissement d’enseignement supérieur ou un centre de formation, un groupe industriel ou une entreprise de commerce et distribution, un réseau de franchises ou un cabinet de conseil, vos enjeux sont communs :

  • Simplifier le processus de commande de tous types de supports imprimés
  • Rationaliser les échanges entre les donneurs d’ordre, le studio graphique et la production
  • Gagner du temps dans la réalisation et satisfaire les exigences en termes de délais de livraison tout en maintenant le niveau de qualité
  • Automatiser les tâches administratives chronophages pour optimiser la productivité des équipes et les coûts de fonctionnement

CervoPrint est LA solution d’automatisation des processus de commande, création, production et gestion des supports imprimés. Plateforme de Web-To-Print tout-en-un, CervoPrint

  • Simplifie et sécurise les opérations
  • Assure la maîtrise du pilotage de l’activité, qu’elle soit internalisée ou sous-traitée
  • Fluidifie les échanges et automatise les tâches administratives

Son interface conviviale est plébiscitée par plus de 100 000 utilisateurs.

Gain de temps et de visibilité :

  • portail unique pour tous types de demandes, accessible 24/7 :
    • impression à la demande, avec contrôle automatique de la qualité des fichiers fournis,
    • commande de créations visuelles auprès du studio graphique
    • accès à des catalogues d’imprimés et supports de communication
    • personnalisation de documents en ligne respectant la charte graphique de l’entreprise (documents administratifs, de correspondance, affiches événementielles, flyers, etc.)
  • suivi de commande et de livraison temps réel
  • espace d’échanges avec les équipes de production et interface de réclamation intégrée

Simplification du pilotage de l’activité et augmentation des capacités de production :

  • interface unique de planification et de gestion de la production, permettant la sous-traitance
  • gain de temps par automatisation des tâches : préflight, imposition, amalgame…
  • génération dynamique des documents de gestion (devis, fiches de fabrication, bons de livraisons, factures) et intégration avancée aux outils de gestion comptable et financière
  • gestion des achats fournisseurs et des stocks
  • réactivité et traçabilité dans le traitement des réclamations
  • Gains de productivité et de rentabilité
  • Confort utilisateurs facilitant l’adhésion et le respect des procédures
  • Valorisation de l’image de marque l’entreprise au travers de ses supports de communication