La dématerialisation des factures, une réforme, de multiples opportunités

Et si la facturation électronique était une aubaine pour les PME françaises ?

Selon une étude récente ⁽¹⁾, 77% des chefs d’entreprises et directeurs d’exploitation doivent s’impliquer directement et régulièrement dans les problèmes de traitement des factures et de règlements (4 sur 10 interviennent chaque semaine). Cela se traduit par une perte de temps précieux qui devrait être consacré à la croissance et à l’innovation.
Ajoutons à cela que 75% des entreprises connaissent des retards de paiement à cause de lacunes dans les flux d’informations internes, avec les conséquences que nous connaissons sur la trésorerie de l’entreprise et le temps passé à la gestion de ces litiges.
Par ailleurs, plus d’1 entreprise sur 2 a déjà reçu une facture frauduleuse et près d’1/4 des entreprises en ont malheureusement déjà payé une.

Adopter un système de dématérialisation et d’automatisation de ses factures devient un levier incontournable pour les PME françaises.

Au-delà de la contrainte réglementaire, la facturation électronique est une valeur ajoutée forte en termes de transformation digitale et des gains substantiels en découlent, tant sur le plan financier qu’opérationnel, sans oublier la sécurisation des données et l’impact sur les relations clients-fournisseurs.

Sommaire

Les 5 objectifs majeurs de la dématérialisation des factures

Objectif N°1 : Réduire les coûts de manière significative

Objectif N°2 : Boostez la productivité et l’efficacité collective

Objectif N°3 : Améliorer la relation Client-Fournisseur

Objectif N°4 : Sécuriser les données, la traçabilité et la conformité

Objectif N°5 : Renforcer sa démarche écoresponsable

Objectif N°1 : Réduire les coûts de manière significative

L’une des principales retombées de la numérisation des factures est la réduction substantielle des coûts opérationnels et la réalisation d’économies d’échelle.

La gestion des factures papier de manière traditionnelle entraîne des coûts matériels et logistiques significatifs : papier, encre, imprimantes, frais d’envoi postal, et espace de stockage. Bien que chacun de ces coûts puisse sembler modeste, leur accumulation peut rapidement devenir un fardeau financier pour l’entreprise. La dématérialisation permet de supprimer la majorité de ces dépenses en substituant les documents physiques par des fichiers électroniques, qui sont transmis instantanément et sans frais via les systèmes informatiques.

Au-delà des économies immédiates, la numérisation des factures ouvre la voie à des gains d’efficacité à plus grande échelle.

En automatisant les processus de traitement des factures, les entreprises réduisent le temps et les ressources nécessaires pour gérer les flux financiers entrants et sortants.
Selon l’étude citée précédemment ⁽¹⁾, les entreprises qui sont passées à la dématérialisation de leurs factures constatent une diminution de 44 % du temps nécessaire au traitement des factures. Ce chiffre s’élève même à plus de 75% pour 30 % d’entre elles.

En termes d’économies pour les petites entreprises (moins de 50 salariés), cela représente en moyenne une économie de 5 heures et 40 minutes par semaine, soit environ 13 500 euros par an et par entreprise.
Pour les moyennes entreprises (50 à 249 employés) l’économie moyenne s’élève à 14 heures par semaine soit 37 000 euros par an et par entreprise.

En savoir plus sur les coûts d’une facture électronique vs une facture manuelle

Objectif N°2 : Booster la productivité et l’efficacité collective

Le passage à la facturation électronique se traduit non seulement par une accélération des processus, mais aussi par une utilisation optimale des ressources humaines et une meilleure gestion du temps de travail.

La dématérialisation des factures permet une circulation fluide des documents au sein de l’entreprise et avec les partenaires externes, tels que les fournisseurs, les clients ou le cabinet comptable.
Les délais liés à la manipulation, à l’envoi et à la réception des documents papier sont supprimés, rendant possible une validation, un traitement et un paiement des factures en temps réel. Cette réactivité améliore le cycle des comptes fournisseurs et clients, contribuant ainsi à une meilleure gestion de la trésorerie.

Les factures étant stockées sous forme électronique, la recherche et la récupération des documents deviennent des tâches simples et rapides.

L’accès instantané aux documents numériques améliore non seulement la productivité des employés, mais garantit également une meilleure réactivité face aux audits et aux demandes des clients ou fournisseurs.

L’intégration avec d’autres logiciels (comptabilité, gestion commerciale, etc.) crée un écosystème numérique cohérent. Cela élimine les saisies multiples et favorise un flux d’information automatique et sans erreur entre les différents départements. La synchronisation des données en temps réel offre une vision consolidée et actualisée de la situation financière, essentielle pour une prise de décision éclairée.

En automatisant les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, la dématérialisation des factures permet aux salariés de consacrer davantage de temps et d’énergie à des activités stratégiques comme l’analyse financière, la planification budgétaire et la gestion des risques. Ce rééquilibrage des ressources renforce une culture de travail plus dynamique et innovante, où le potentiel humain peut être déployé de manière optimale.

Objectif N°3 : Améliorer la relation Client-Fournisseur

La facturation électronique ne se limite pas à optimiser les processus internes. Elle permet également de renforcer les liens avec les clients et les fournisseurs grâce à une plus grande transparence, une efficacité accrue et une fiabilisation des échanges commerciaux.

La facturation électronique permet un accès instantané aux factures et aux données de paiement, facilitant ainsi une vision partagée des transactions. Cette visibilité accrue diminue les risques de malentendus et encourage une communication claire.
Le suivi en temps réel de l’évolution d’une facture, depuis sa création jusqu’à son règlement, aide à instaurer un climat de confiance entre les parties prenantes.

La rationalisation et l’accélération du processus de facturation influent directement sur les délais de paiement.

Les factures électroniques, bien plus rapides à émettre, à recevoir et à traiter que leurs homologues papier, conduisent fréquemment à des paiements plus rapides. Cette agilité renforce la trésorerie et peut également améliorer les relations commerciales, les fournisseurs étant particulièrement sensibles à la rapidité des paiements, notamment lors de futures négociations.

« 61 % des utilisateurs déclarent avoir amélioré la communication, la collaboration et la résolution des litiges avec les clients et les fournisseurs » ⁽¹⁾

Objectif N°4 : Sécuriser les données, la traçabilité et la conformité

L’adoption de la facture électronique améliore considérablement la sécurité des données et facilite la conformité aux réglementations. Les informations sensibles sont protégées par un chiffrement robuste, tant lors des transferts que du stockage, ce qui réduit les risques d’accès non autorisés, de pertes de données et de fraudes. Les solutions actuelles incluent également des dispositifs de sécurité avancés, tels que l’authentification multifactorielle et des contrôles d’accès basés sur les rôles pour garantir le respect des autorisations.

En outre, la dématérialisation simplifie le respect des obligations réglementaires en automatisant la gestion des factures et des archives comptables. La capacité à fournir rapidement les documents requis lors de contrôles ou d’audits facilite considérablement les processus de vérification.

Contrairement aux archives papier, susceptibles de se dégrader ou d’être détruites, les documents numériques peuvent être sauvegardés de manière pérenne et sécurisée dans des environnements Cloud, souvent accompagnés de garanties telles que la réplication des sauvegardes, voire l’archivage légal avec coffre-fort électronique (CFE), assurant l’intégrité des données à long terme. De plus, la gestion électronique des documents permet une indexation et une récupération aisées, optimisant leur utilisation sur la durée.

Un processus de traitement des factures dématérialisé offre une traçabilité exhaustive pour chaque document, enregistrant toutes les étapes, de sa création jusqu’à son paiement.

Cette traçabilité garantit une transparence des transactions, indispensable en cas de litige ou d’audit. Le processus de facturation devient plus clair, offrant une vue détaillée des opérations et facilitant la détection et la correction des erreurs.

Les solutions de dématérialisation et de gestion électronique des factures sont conçues pour être flexibles et évolutives, permettant des mises à jour rapides pour se conformer aux évolutions réglementaires, comme la réforme de la Facture Electronique qui sera progressivement mise en place en France, avec des échéances prévues en 2026 et en 2027 en fonction de la taille des entreprises.

En savoir plus :

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Objectif N°5 : Renforcer sa démarche écoresponsable

La numérisation des factures permet aux entreprises de diminuer considérablement leur impact environnemental.

En adoptant des processus numériques plutôt que papier, les entreprises ne se contentent pas de se moderniser, elles s’engagent également dans une démarche écologique et consolident leurs politiques RSE.

La réduction de l’utilisation du papier est l’un des impacts les plus directs de cette dématérialisation. L’Ademe estime que la consommation de papier représente 75% des déchets de bureau ; chaque salarié consomme annuellement 60 kg de papier / an par salarié du secteur tertiaire, soit l’équivalent de 3 ramettes par mois ⁽²⁾. Des répercussions loin d’être négligeables sur l’environnement. De plus, la production, le transport, la gestion de l’archivage et l’élimination du papier entraînent des émissions de CO2 importantes.

A l’heure où les politiques RSE sont mises en application dans les entreprises, passer au format électronique et réduire drastiquement sa consommation de papier a un impact direct sur l’empreinte carbone. Les entreprises qui adoptent la dématérialisation contribuent à diminuer globalement la quantité de déchets générés par leurs activités.
Et en alignant leurs pratiques sur les objectifs de développement durable des Nations Unies, notamment en ce qui concerne la gestion responsable des ressources et la réduction de l’empreinte écologique, ces entreprises renforcent leur responsabilité sociale et améliorent leur image auprès de leurs parties prenantes soucieuse de l’environnement.

L’adoption de la facturation électronique peut également servir de tremplin pour d’autres initiatives au sein de l’entreprise. 90 % des utilisateurs interviewés ont déclaré avoir investi dans une autre technologie numérique suite à leur expérience de dématérialisation des factures. ⁽¹⁾

Sources :

⁽¹⁾Etude Sage – Juin 2024
⁽²⁾Etude Ademe

Pour aller plus loin :

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