La conduite du changement : facteur clé de réussite d’un projet de dématérialisation
La conduite du changement, facteur clé de succès d’un projet de dématérialisation
Les évolutions technologiques et le développement du numérique ont bouleversé notre modèle économique et sociétal.
Ce virage induit une réalité : les entreprises et organisations doivent désormais engager et réussir leur transformation numérique pour rester compétitives.
Les leviers de la transformation numérique sont nombreux et portent sur l’activité professionnelle dans son ensemble.
L’intégration du numérique a son intérêt dans chacune des dimensions et services de l’entreprise, en permettant notamment de réduire les coûts, d’optimiser les processus métiers et de gagner en productivité.
La mise en place d’un projet de dématérialisation prend alors tout son sens.
Plus qu’une simple mise en oeuvre fonctionnelle et technique, un projet de dématérialisation s’opère également sur le plan humain et organisationnel car il nécessite l’adhésion et l’implication des collaborateurs. La mise en place d’une méthode de conduite du changement est donc un facteur clé de succès du projet.
Les objectifs d’un projet de dématérialisation
La dématérialisation et la gestion électronique de documents (GED) sont les premières étapes pour favoriser et accélérer la transformation numérique des entreprises.
Cette première marche vers le numérique est accessible à toute entreprise et organisation.
La dématerialisation permet la transformation de documents papier au format numérique, facilitant ainsi les échanges électroniques et l’optimisation des processus métiers.
La gestion électronique de documents (GED), en complément, est une solution logicielle destinée à stocker, sécuriser les informations de l’entreprise et faciliter le travail collaboratif.
Les projets de dématérialisation peuvent répondre à des problématiques de gestion documentaire diverses :
- Gestion des factures fournisseurs
- Gestion des documents RH
- Gestion des courriers entrants
- Gestion des contrats clients
- Etc
Un projet de dématérialisation implique des évolutions organisationnelles concrètes :
- Réduction voire disparition de la saisie manuelle et des opérations de copie de documents
- Réduction des tâches liées au classement, à la recherche et à la diffusion des documents
- Apparition de nouvelles tâches : numérisation, indexation de documents par vidéocodage, vérification et traitements d’anomalies, analyse et contrôle de cohérence des données
Les bénéfices d’un projet de dématérialisation et de Gestion Electronique de Documents (GED) sont nombreux :
- Optimisation des processus : Réduction des coûts liés à la gestion des documents papier, et amélioration de la productivité grâce à l’automatisation.
- Sécurisation des informations : Protection des données par une meilleure traçabilité et un archivage sécurisé.
- Amélioration du partage et de la collaboration : Facilitation des échanges d’informations et du travail collaboratif.
- Conformité légale : Respect des normes et réglementations grâce à un historique complet des documents.
Les conditions de la réussite d’un projet de dématérialisation
La dématérialisation est un projet de transformation numérique qui doit être considéré par l’organisation comme une vraie opportunité.
Il faut toutefois veiller à appliquer une politique de gestion du changement raisonnée : on ne cherche pas à tout révolutionner d’un seul coup au risque de ne pas pouvoir mener à bien le projet et de ne pas obtenir l’adhésion des parties concernées.
Il est préférable de procéder étape par étape en fonction des priorités, de choisir les meilleures options fonctionnelles et techniques.
Les étapes pour réussir votre projet de dématérialisation
- Planification et analyse des besoins
- Évaluer les processus actuels pour identifier les inefficacités et les opportunités d’amélioration.
- Définir les objectifs clairs de la dématérialisation pour guider le projet et mesurer le succès.
- Engagement et communication
- Informer les parties prenantes des objectifs et des bénéfices du projet pour obtenir leur soutien.
- Impliquer les équipes dès le début pour assurer une transition fluide et minimiser les résistances.
- Formation et support
- Former les collaborateurs sur les nouveaux outils et processus pour assurer une adoption efficace.
- Fournir un accompagnement continu pour résoudre les problèmes et ajuster les méthodes en fonction des retours.
- Suivi et ajustements
- Mesurer les résultats régulièrement pour évaluer la performance du projet par rapport aux objectifs fixés.
- Adapter les stratégies en fonction des retours et des évolutions observées.
La conduite du changement : la clé de réussite
Le projet doit s’inscrire dans une dynamique d’accompagnement et d’échange : c’est la conduite du changement.
L’objectif de la conduite du changement est de préparer les collaborateurs au changement et de les accompagner tout au long du projet. Cela inclut :
- Une stratégie de communication interne : à prévoir dès le début du projet, pour permettre aux salariés de se projeter dans les futures conditions de travail, comprendre les enjeux pour l’organisation, les bénéfices qu’ils en retireront, et renforcer ainsi leur adhésion et leur contribution. Les intégrer à la réflexion du projet, en tenant compte de leurs remarques et suggestions permettra de mieux appréhender le changement et d’anticiper les éventuelles difficultés. L’implication des managers dans le changement s’avère nécessaire, et il peut être bénéfique d’envisager la mise en place un « réseau de contributeurs », sorte de relais de l’équipe projet dans les services, avec des contributeurs ayant pour rôle de relayer les actions de conduite du changement sur le terrain.
- La formation des utilisateurs : pour permettre d’élargir les responsabilités des salariés et d’augmenter leurs compétences par la maîtrise de nouveaux outils informatiques et de l’évolution de leur poste.
Les formations dispensées devront débuter dès la mise en production du projet et être adaptées à chaque profil d’utilisateur. Il peut d’ailleurs s’avérer nécessaire d’introduire dans les supports de formation un volet portant sur le rappel des règles de gestion ou des processus métiers existants dans l’entreprise, indépendamment du nouvel outil informatique mis à disposition.
La mise en place d’un projet de dématérialisation doit être accompagnée d’une conduite du changement bien orchestrée. Définir une stratégie claire, avoir une vision précise des objectifs, et adopter une approche méthodique en tenant compte des « bonnes pratiques » sont les clés pour garantir un contexte favorable à la réussite de votre projet.
