ba&sh

   Entreprise : ba&sh

   Activité : Rétail – Prêt-à-porter et accessoires féminin

   Localisation : Europe (siège France), Etats-Unis, Asie

Magasin   Nombre de points de vente : 310

   Nombre de collaborateurs : 1 500

Née en 2003, ba&sh est une marque de mode française présente dans plus 300 points de vente situés aux quatre coins du monde. Ba&sh propose un vestiaire de prêt-à-porter et d’accessoires féminin sur le segment du luxe accessible. Marque intergénérationnelle, ba&sh est animée par un audacieux esprit de sororité et d’émancipation féminine, pilier de son identité « born collective ».

Comment ba&sh a révolutionné son processus comptable avec Yooz ?

Entretien avec :

Marc Magon
Accounts Payable Manager de ba&sh

Moderniser et dynamiser grâce à la dématérialisation

Lors de sa prise de poste en qualité de Responsable Comptabilité Fournisseur Global (France et 13 filiales européennes – Corporate, Dépôt, Retails, Production), Marc Magon a rapidement perçu la dématérialisation comme une nécessité. Son constat était simple : « la fonction comptable est très codifiée, les maîtres mots sont rigueur et organisation. La saisie de factures est une activité qui nécessite un enchaînement de tâches extrêmement minutieuses et répétitives. Elles les enferment dans des tâches chronophages qui nuisent à leur bien-être au travail ».

La priorité de Marc Magon en tant que manager était de moderniser la fonction et d’offrir à ses collaborateurs un confort de travail leur permettant de s’épanouir dans leur métier en ayant les moyens de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, se soustrayant ainsi aux problématiques de turn-over. Tout cela en donnant au Contrôle de gestion et à la Direction de ba&sh la visibilité temps réel et la traçabilité nécessaires au pilotage de la stratégie financière du groupe. Pari gagné grâce à Yooz !

  • Le choix de la solution indissociable du choix du partenaire

    En plus d’offrir l’ensemble des fonctionnalités attendues, l’ergonomie user friendly de la solution a été un vrai plus.

    « Une solution doit être simple d’utilisation pour les collaborateurs. Ils ne doivent pas avoir besoin d’une assistance au quotidien, de passer leur temps à poser des questions ou relire plusieurs fois des supports de présentation pour savoir où cliquer, ils doivent pouvoir se tromper et corriger sans lourdeurs. C’est essentiel pour s’assurer de l’adhésion à l’outil et la réussite de la conduite du changement ».

    Au-delà de trouver la bonne solution, ba&sh voulait surtout s’assurer de faire le choix du bon partenaire.

    « Il était primordial pour moi de choisir une solution avec le meilleur niveau d’accompagnement possible, d’avoir un interlocuteur très bon techniquement, qui maîtrise parfaitement la solution.

    e-Cervo et Open ont su rassurer par la compétence et la qualité de l’accompagnement de leurs équipes.
    « e-Cervo et Open ont fait la différence en nous permettant de discuter avec l’ensemble des interlocuteurs et de rencontrer l’équipe support avant même de signer. Ceci était pour nous extrêmement rassurant. Sans compter l’accompagnement dont nous avons bénéficié pour faire une présentation forte du projet à la Direction en annonçant une mise en production très rapide ».

  • L’accompagnement dans la mise en oeuvre du projet

    La solution de ba&sh était en production en à peine 1 mois.

    « En choisissant la bonne solution et le bon intégrateur, la mise en oeuvre de ce type de projet doit être plus efficiente, et ce fut le cas avec Yooz et e-Cervo / Open. Le chef de projet e-Cervo a été très présent et a su être force de conseil tout au long de la phase de setup, ce qui a mis l’équipe comptable en confiance ».

    « En à peine un mois, nous pouvions injecter nos écritures dans MS Dynamics Business Central et commencer à soulager le travail de nos équipes».

    Pour faciliter la conduite du changement, ba&sh a impliqué l’équipe comptable dans le projet dès le début.

    « Nous avons pu progressivement amener les comptables à voir les bénéfices de la dématérialisation, à les embarquer dans le projet et à s’approprier la solution. Lors du go live, ce sont eux qui ont mené l’évangélisation en interne ».

    A tel point qu’un an après le déploiement France-Europe, le succès du projet a fait écho au sein du groupe et la business unit américaine a été la première à demander à y être intégrée. Marc Magon sourit encore au souvenir d’échanges entre collaborateurs français et américains « Ah bon, vous n’utilisez pas Yooz ? Mais comment faites-vous ? », rappelant que la meilleure des démonstrations reste bien évidemment la preuve par l’exemple.

Un ROI rapide et un processus comptable modernisé, en ligne avec les objectifs fixés

Yooz a permis aux collaborateurs de ba&sh d’adopter une nouvelle approche de la facture avec une simplification de l’organisation, une fluidification des échanges, des corrections plus rapides et surtout une meilleure visibilité des échéances.

  • Gain de temps

    « Le 1er ROI fort que nous avons constaté est le gain de temps. Notre équipe comptable a gagné à minima 15 jours de temps de travail par mois.
    J’ai moi-même pu stopper la part de mon activité de saisie et transférer cette tâche à l’un des membres de l’équipe sans que cela alourdisse son quotidien, me permettant de libérer plus de temps à mes fonctions de management. L’ensemble des collaborateurs de ba&sh impliqués dans la validation des factures, soit une soixantaine de personnes, ont gagné l’équivalent de 1 à 2 heures de temps par jour. »

    « Grâce à Yooz, le contrôle de gestion et l’ensemble de la direction financière a enfin pu accéder en direct aux factures. Pour un groupe international comme ba&sh dont les cadres sont régulièrement en déplacement aux quatre coins du monde, cet accès à l’information 24/7 sans contrainte géographique est synonyme d’un gain opérationnel très important, à tous les niveaux de l’organisation, jusqu’à la tête de l’exécutif. »

  • Qualité de l’information

    Yooz a également mis fin au « stress de la facture perdue », en permettant une centralisation de toutes les factures en un seul et même endroit, facile d’accès à n’importe quel moment. Les collaborateurs sollicitent moins l’équipe comptable car ils ont accès aux documents et aux échanges directement. « Cette simplification de l’accès à l’information et la fluidification de la communication interne a mis en évidence des coûts cachés que nous sous-estimions à l’époque ».

  • Fidélisation des collaborateurs

    « Nous tirons une certaine fierté d’avoir la même équipe comptable depuis 6 ans. Nous avons aujourd’hui des comptables plus heureux qui ont vu leur poste évoluer. Ils ont gagné en expérience et se sont épanouis en trouvant du temps pour aller à la rencontre des équipes. Ils ont également pu dégager du temps pour faire davantage de contrôle ce qui a permis d’améliorer la qualité et le niveau de détail des informations transmises au contrôle de gestion. »

  • Réduction des dépenses

    Les gains financiers ont également pu être mesurés : ba&sh assiste à la fin de navettes internes, de frais de transports et à la diminution drastique des impressions donc de la consommation de papier.

  • Valorisation de la démarche environnementale

    En 2024, ba&sh a obtenu la certification B Corp avec une note remarquable de 98 points et mentionne Yooz comme l’une des composantes leur ayant permis l’obtention de cette certification.

L’extension du projet aux demandes d’achats

La gestion des processus de demandes d’achats faisait partie intégrante du cahier des charges initial de ba&sh. Cependant, ba&sh, en tant que société agile, a choisi de prendre le temps nécessaire pour trouver la meilleure organisation pour mettre en place ce processus. L’entreprise souhaitait valider les méthodes à adopter et s’assurer d’accompagner efficacement les différents services dans cette démarche.

Marc Magon souligne que la mise en place de la demande d’achat dans le secteur du Retail peut s’avérer particulièrement complexe. Cela est d’autant plus vrai pour les dépenses liées au marketing, à la communication et au web, dont les actions sont souvent réalisées en fonction des besoins immédiats plutôt que selon des accords-cadres, avec des demandes d’achats formulées après la prestation. C’est pourquoi ba&sh a choisi de donner la priorité à la mise en place de la demande d’achat pour ces départements, en raison de l’importance des dépenses engagées, qui nécessitent un cadrage strict et une visibilité préalable.

La mise en œuvre de la demande d’achat avec Yooz s’est révélée très simple. Le principal défi pour l’équipe pilote a été de former et d’accompagner les collaborateurs. Cette phase d’adaptation a été nécessaire, mais la demande d’achat est désormais pleinement intégrée dans les processus de l’entreprise.

« L’agilité et la simplicité d’utilisation des demandes d’achats de Yooz en fait une solution idéale pour les entreprises de Retail ».

  • Les + qui font la différence

    • ba&sh apprécie la visibilité sur la roadmap produit de Yooz et le fait de voir la solution évoluer régulièrement, de bénéficier de nouvelles fonctionnalités, et de pouvoir être force de proposition auprès de l’éditeur.
    • La solution Yooz est fiable et simple d’utilisation. Chaque client bénéficie d’un accompagnement régulier au travers des Yooz University.
      Ces ateliers de formations mensuels permettent de gagner en autonomie sur l’utilisation, le paramétrage et l’administration de Yooz. Les clients Yooz sont donc rapidement en confiance avec la solution.
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