Une automatisation nécessaire pour accompagner l’augmentation de la demande en services d’impression

Regroupant 14 000 personnes sur 4 sites, le CHU de Bordeaux est le premier employeur en région Nouvelle-Aquitaine. Il assure la prise en charge des soins de la population bordelaise et de Nouvelle-Aquitaine. Etroitement liés à l’Université de Bordeaux, le CHU participe de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu’à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS. 1900 étudiants ont ainsi été accueillis à la rentrée 2020-2021.
Travaillant en étroite collaboration avec la direction de la communication, l’imprimerie intégrée est composée de 10 personnes et gère 4 lignes de production. Sa mission est de répondre aux demandes de services d’impression du CHU et des 10 hôpitaux du groupement hospitalier du territoire (GHT) gérés en convention.
Dans le courant des années 2000, les demandes papier et les échanges par mail ou téléphoniques sont alors les seuls moyens de recevoir et traiter les commandes qui affluent à l’imprimerie intégrée. Or, les opérateurs doivent répondre quotidiennement à de multiples demandes de reprographies ponctuelles ou à des demandes d’impression parmi les 5000 documents référencés dans la bibliothèque documentaire. Le besoin d’automatiser le processus de commande devient alors une réelle nécessité pour permettre à la reprographie d’assurer un service de qualité aux usagers et d’optimiser au mieux la production.
Par la suite, l’évolution des technologies d’impression couleur contribue à créer une nouvelle demande en support de communication ; documentations remis aux patients (livret d’accueil, plaquettes, flyers….) ou supports institutionnels (plaquettes, bilans et rapports…), les demandes au service reprographie explosent et la bibliothèque de documents devient de de plus en plus conséquente.

Le choix de CervoPrint : un outil puissant et évolutif capable de répondre aux spécificités du CHU

Avec plus de 2 millions de pages NB/mois , 350 000 en couleur, et des demandes d’impressions allant de 80 à 120 jobs/jour avec des pics à 300/jour, le CHU recherchait avant tout un partenaire capable de comprendre l’organisation, les contraintes et les métiers du CHU pour en modéliser et en automatiser les flux d’impression dans un outil assez puissant pour gérer les 14000 utilisateurs du CHU. De plus, la solution devait être en capacité de gérer une organisation multi-entités et multi-sites pour permettre également aux 10 établissements du GHT d’adresser leurs commandes directement depuis l’interface.
Début 2005, le choix du CHU se porte sur CervoPrint pour dématérialiser dans un premier temps le processus de commande et réorienter les flux manuels vers l’intranet. Par la suite, l’évolutivité et la souplesse de la solution a permis d’accompagner la forte demande en supports de communication en les intégrant notamment dans le catalogue CervoPrint.

Les bénéfices sont immédiats et à tous les niveaux

« Grâce à l’adoption de CervoPrint, j’ai gagné en moyenne 2 à 3 h/jour ! » déclare Magali Bordier, Graphiste au Service Reprographie du CHU de Bordeaux.
« La bibliothèque en ligne répond à plus de 50% des demandes grâce aux documents référencés dont la mise à jour centralisée garantit le respect de la charte graphique. Cela me permet de consacrer plus de temps aux demandes spécifiques en me concentrant sur des tâches de création car l’utilisateur est autonome sur la commande et son suivi et toutes les demandes récurrentes sont automatisées. Coté demandeurs, les utilisateurs savent qu’ils peuvent aisément et rapidement commander les documents en catalogue, ils ont donc moins recours à l’impression de stock, réduisant ainsi de plus de 25% la gâche. »
De plus, le comptoir virtuel étant accessible 24/7, l’utilisateur peut soumettre sa commande d’où il veut et quand il veut ; l’atelier a donc pu réduire ses amplitudes horaires de 7h30-22h30 à 7h30-18h30.
Enfin côté atelier, la traçabilité apportée par CervoPrint permet d’optimiser la production et d’en avoir une vision globale. Le reporting est facilité et permet là aussi aux 10 personnes de l’atelier de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Une relation privilégiée

« Fidèle cliente depuis plus de 20 ans, j’ai toujours pu compter sur la réactivité des équipes e-Cervo qui, au-delà d’un fournisseur, en fait un partenaire de premier ordre pour le CHU. »
« Voir évoluer CervoPrint depuis ces premiers balbutiements est une expérience unique très enrichissante. Je pense même pouvoir mettre un copyright Magali Bordier sur certaines fonctionnalités ! » déclare Magali Bordier.